Les objectifs de l’accompagnement :
L’objectif premier était de réunir l’ensemble des salariés de l’entreprise (80 personnes au moins) après une période de deux années marquées par la pandémie de la COVID 19.
Les objectifs étaient donc :
- De faire se retrouver l’ensemble des équipes après près de 2 ans de télétravail et retours partiels et alternés dans les bureaux ;
- De créer un moment convivial où la forme nourrit le fond tout en restant fun ;
- De créer un espace d’écoute et de parole des salariés sur la période pour dresser un bilan sincère et juste de la période ;
- De faire émerger les points forts à retenir, et les points à améliorer pour en faire une voie de progression collective.
Taille du groupe
90 personnes.
Ca s’est passé comme ça :
Pour assurer une telle journée de séminaire, j’ai d’abord créé une équipe adéquate pour accompagner cette mission et faciliter une journée de travail collaboratif mobilisant plus de 80 personnes. J’ai donc réuni 3 co-équipiers facilitatrices et facilitateurs pour aborder le sujet et s’assurer de la compatibilité des dates pour chacune et chacun.
Le deuxième défi a été d’imaginer un déroulé qui permette de créer des moments de convivialité pour plus de 80 personnes, et de vrais moments de travail collectif pour construire le livrable demandé. Nous avons co-construit le déroulé de la journée à 3 facilitateur.trice.s, dont 2 facilitatrices graphiques pour ajouter l’ingrédient graphique à la journée, et un comité de projet composé de quelques salariés futurs participants de la journée.
Dernière contrainte découverte pendant le cadrage de la journée : les locaux dans lesquels ont eu lieu cette journée. Deux salles étaient à notre disposition, trop petites l’une et l’autre pour un groupe de cette taille. Nous ne pouvions pas envisager de travaux collaboratifs en format « grand groupe ».
Le déroulé de la journée a été construit en alternant des phases de connexion ludiques et funs (portrait chinois dessinés, shifumi géant…) entre l’ensemble des participants, au début, en milieu et en fin de journée. Les séquences intermédiaires se sont déclinées en plus petits groupes, gérées par 1 ou 2 facilitateur.trice.s.
Pour favoriser la convivialité et le mélange des profils des participants, j’ai proposé de mener la réflexion en utilisant la métaphore de la cuisine, et notamment la recette de la ratatouille : plus on mélange les légumes, plus ça a de goût, meilleur c’est !!! Toutes les phases de la journée, de l’introduction à la connexion, des séquences de réflexion aux énergisers, reprenaient la métaphore.
Le bilan a été construit sur la base de cette métaphore de la recette de cuisine : nous avons guidé les salariés pour qu’ils identifient et construisent leurs recettes favorites avec leur « tour de main » propre, et de leurs recettes ratées, les flops, les « tartes tatins » qui, une fois retravaillées, deviendraient de nouvelles sources de progressions.
L’utilisation de la métaphore a été une vraie source de créativité pour les participants qui s’en sont inspirés notamment pour donner des titres originaux à des procédures, modes de fonctionnements ou situations qui ont pu être compliquées à vivre : « the exchange brunch », « le bouillon digital », « le mug cake équilibre » …. La métaphore a permis de poser un regard différent, de dédramatiser parfois, sur le sujet qui pouvait parfois être sensible.
Ils sont repartis avec :
A l’issue de cette journée, le bilan compte 16 propositions de « recettes favorites » et 12 « flops » avec des propositions d’amélioration pour la suite des équipes en interne.
Au-delà, les participants ont apprécié le format de la journée qui leur a permis de rencontrer leurs collègues, parfois pour la première fois, de discuter de sujets divers et variés différemment, de (re)-prendre conscience du collectif qu’ils forment et de l’intention commune qui les unit.
Un fois le commun identifié et « prêt à rouler », il restait, pour ce nouveau collectif, à partir en reconnaissance du circuit à parcourir pour construire sa stratégie.